Компании в процессе своего развития проходят через несколько стадий. Начинается развитие компании из стартапа или покупки франшизы. Если владелец бизнеса покупает его в виде франшизы, то вместе с разработанной бизнес-моделью ведения бизнеса, который покупается внедряются и необходимые внутренние контроли, включая и ИТ контроли.
Если же компания начиналась со старпата и развивается, то рано или поздно в процессе развития перед собственниками компании или перед наемными менеджерами возникает вопрос о внедрении ИТ контролей.
Для чего нужно внедрять ИТ контроли в компаниях? Вроде бы и без ИТ контролей хорошо.
Рассмотрим возможные причины внедрения ИТ контролей:
Причина1. Для соответствия требованиями.
В процессе развития компании она сталкивается с необходимостью привлечения дополнительных финансовых ресурсов для обеспечения роста, выхода на новые рынки, расширения бизнеса. Использовать только собственные ресурсы в этом случае означает упущенную возможность захвата открывшейся ниши на рынке. Если компания привлекает заемные средства в виде кредитов, выпущенных облигаций, эмиссии акций, то тут возникает ряд требований по аудиту финансовой отчетности и контролируемости бизнес-среды. Эти требования выдвигаются либо сторонами, предоставляющими заемные средства (например условия кредитования, предлагаемые банками) либо посредниками и операторами рынка (например, фондовыми биржами). Если компания работает в определенном секторе экономики (например, банковский или телекоммуникационный), то требования по контролям, в том числе и ИТ контролям могут выдвигаться регуляторами рынка (государства, ассоциации платежных систем).
Если компания не соответствует требованиям, то это ей может грозить штрафом или лишением лицензии.
Причина2. Для уменьшения ущерба от сбоев систем.
Сколько стоит для небольшой компании простой в течение 4 часов системы бухгалтерского учета или потеря данных за 1 месяц? А сколько стоит для телекоммуникационного оператора простой биллинговой системы и системы авторизации в течении 2 часов и потеря информации за 4 суток? Эти два события показывают, что ущерб от простоя системы и потери данных может сильно зависит от размера компании и специфики бизнеса. В процессе роста компании руководство понимает, что частые инциденты приводят к все большим ущербам и желательно от этих инцидентов избавиться. А инциденты происходят либо по причине технического характера (выход из строя компонент системы) либо по причине человеческого фактора (случайно выполнил не ту операцию, решил в системе исправить неправильную проводку, решил выполнить недозволенную операцию). Минимизацию частоты этих инцидентов и их последствий можно достичь внедряя систему внутренних контролей.
Причина3. Для повышения эффективности бизнеса.
Часто ли возникает в компании ситуация, при которой данные, которые несколько сотрудников старательно вводили в течение недели, были утеряны из-за сбоя системы и есть необходимость эти данные вводить повторно? Сколько времени необходимо потратить на повторную подготовку отчета или проектного документа, который был утерян за день до сдачи заказчику из-за сбоя в системе?
Часто инциденты с ИТ системами приводят к неэффективному использованию времени сотрудников компании. Если это время стоит дорого, то ущерб от таких сбоев очевиден. Если мы минимизируем последствии инцидентов, то мы в целом повысим эффективность ведения бизнеса.
Причина4. Для повышения прозрачности бизнеса и эффективного управления.
Задавался ли руководитель вопросом, кто из отдела продаж предоставил большую скидку клиенту и кто дал добро на это? Как быстро он сможет получить ответ на этот вопрос? Если компания небольшая и «все на виду», то руководитель знает, что происходит в компании и какие операции выполняются сотрудниками. Он также знает, выполнятся ли эти операции в интересах компании. А если компания насчитывает до 1000 сотрудников и офисы компании расположены в разных городах?
Решить эту задачу позволит внедрения ИТ контролей в систему учета и авторизации продаж.
Как видно есть несколько причин внедрения ИТ контролей. Представленный перечень причин является далеко не полным, однако он позволяет руководителям и собственникам компаний задуматься о такой вещи, как ИТ контроли.
